E-mails kunnen een hoop van je tijd opslokken.
Zoals een Amerikaans onderzoek uit 2015 al liet zien, spenderen werknemers zo’n 6,3 uur per etmaal aan het checken van hun mail, de helft ervan gaat op aan privémail, de andere helft aan werkmail.
Wil je tijd en energie besparen, dan zul je je gebruik van email moeten optimaliseren.
Hier zijn wat tips om dat voor elkaar te krijgen:
Vul de onderwerpregel goed in.
Business Insider Nederland
"Geef je mail een helder en beknopt onderwerp", vertelt de auteur van The Humor Advantage, Michael Kerr, aan Business Insider.
"Aan de onderwerpregel moet de ontvanger duidelijk kunnen zien waarom je de mail schrijft. Het maakt het voor diegene makkelijker om de mail te archiveren en later terug te vinden. Vergeet de onderwerpregel niet te veranderen, mocht dat nodig zijn. Als je in een lange mailwisseling zit, pas dan de onderwerpregel aan om duidelijk te maken in welke richting de conversatie is op gegaan. Dat voorkomt verwarring."
Vermeld duidelijk of actie vereist is.
"Wat is het doel van je mailtje. Is het een simpele mededeling, wil je antwoord op een vraag of is een specifieke actie nodig?" vraagt Kerr zich hardop af. "Besluit je e-mail altijd met een samenvatting van je wens."
Al met al is het goed je e-mails beknopt te houden.
"Gebruik veel witregels en, wanneer mogelijk, aandachtspunten om je belangrijkste punten op te sommen", zegt Kerr. "Dit zorgt ervoor dat je mails makkelijker te lezen en te volgen zijn en dat het antwoord ook helder en beknopt is."
Voeg een handtekening toe.
Kerr zegt dat een handtekening onder je mail het voor de ontvanger een stuk makkelijker maakt om met je te connecten "zonder een zoektocht naar je contactgegevens."
Maak gebruik van online planners.
Kerr zegt dat software zoals de online planner Doodle.com - dat gebruikers de mogelijkheid biedt om hun vergaderingen te plannen door het selecteren van datums en tijdstippen - een hoop rompslomp per mail scheelt als je een conferencecall of vergadering wilt plannen.
Wees proactief in je communicatie.
"Anticipeer op de vragen die je e-mail wellicht kunnen oproepen en wees proactief", adviseert Kerr. "Voorbeeld: in plaats van te vragen of degene een keer tijd heeft voor een gesprek, kun je beter drie opties aanbieden van dagen waarop jij beschikbaar bent."
Besteed in zijn algemeenheid minder tijd aan je mail.
"Een van de meest efficiënte tips: besteed sowieso minder tijd aan je mails", zegt Kerr. "Gezien het eindeloze geheen-en-weer dat een mail kan veroorzaken, en de vele manieren waarop een mail verkeerd geïnterpreteerd kan worden, begin altijd met de vraag aan jezelf of het beter is om iemand onder vier ogen te spreken of te bellen voordat je een mail gaat tikken. Ja, het kost je aanvankelijk meer tijd, maar aan het einde van de rit bespaar je jezelf tijd en stress."
"Als een harde noot gekraakt dient te worden, is het sowieso beter om dat face tot face of via de telefoon te doen", zegt Ryan Kahn, carrièrecoach, oprichter van The Hired Group en auteur van Hired! The Guide for the Recent Grad, tegen Business Insider.
Om de tijd die je per se aan je mail moet besteden goed te managen, kun je het beste op twee á drie (vaste) momenten per dag je inbox checken. Niet de hele dag door, adviseert Kerr.